一、项目概述
1.1.档案管理现状
国家、企事业单位各类信息档案数据数量日益增加，档案类型日益多样化，纸质信息存储迅速扩大；传统的档案管理方法和技术手段问题日益明显，导致我国档案行业信息管理不能满足实际需要，主要体现在以下方面：
(1)档案工作流程繁琐低效，整理时间长。传统的手工处理方法完成了档案管理，既繁琐又低效。
（2）档案存储顺序很容易被打乱。由于手动操作的随机性和一些不可避免的错误，档案存储顺序不可避免地被打乱，导致档案存储无序，难以找到。
（3）文件验证和查阅需要很长时间。随着文件的规模和类型越来越大，所有的文件都需要再次筛选。
(4)档案安全能力弱，不能有效保障档案安全，防止档案被恶意盗损坏。
(5)档案信息化程度低。传统管理无法实现档案管理的信息化；很难及时准确地统计档案的使用情况。
(6)档案库存效率低。由于档案数量众多，很难想象所有档案的工作量，这将是一个非常巨大的项目。
鉴于档案管理的现状，档案管理的技术升级改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪和信息识别RFID(无线射频识别技术)技术的快速发展给档案管理的信息化和自动化带来了更多的便利，具有其他技术方法无与伦比的优势。促进传统观念的转变，提高现代档案管理意识，在形成新的档案保管和利用方面发挥了强大的作用。
1.2系统建设目标
目标是实现档案数据管理的智能化和信息化。根据档案数据的日常存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务，动态管理档案流通，系统通过RFID标签作为信息载体，收集和监控每个档案流通的每个环节，实现档案业务的自动化，取代传统的工作流程。提高档案管理的整体业务管理能力，降低错误率，实现数据共享，提高档案管理效率，简化管理流程，降低人员劳动强度，为档案管理提供更方便有效的管理模式，提高服务水平和综合管理实力。同时，充分体现了行业的技术优势，符合国际档案智能化管理。
二、系统特征
2.1先进的RFID技术
该系统采用目前最先进的系统RFID构建技术。RFID它是物联网行业的核心技术，具有阅读方便快捷、识别速度快、渗透性强、数据容量大、使用寿命长、安全性高等优点，是物联网行业未来的发展方向和趋势。
2.2组件式软件系统
软件系统架构采用模块化组件结构，提高了系统的可扩展性和可剪切性。它可以提供高弹性的业务扩展需求和简化的业务需求。提高软件系统的应用范围，满足客户的不同应用需求。
2.3系统级联部署
系统使用独立的目录服务器，根据服务器的数据组合独立的档案系统，形成国家档案系统。实现整个系统中数据和档案的集成查询。
2.4.高安全档案管理
该系统提供高安全性的档案管理。高级门禁系统(多卡开门模式，N+1卡模式等)，视频监控联动，环境监控，红外区域防护技术先进RFID该技术实现了对档案存储和访问的多重保护，以确保档案存储和进出的安全。对于更高的安全档案，可以设置机密仓库，以实现更高的访问安全控制。
2.5精确定位检索
在先进的RFID在技术的基础上，结合先进的软件系统算法和硬件部署，可以支持各种文件检索，实现快速准确的定位。实现高效的文件检索和访问，提高文件的管理和工作效率。
2.6高效存取档案
基于准确的档案定位RFID技术优势（高识别速度、渗透性识别等），可实现批量文件的访问。进出档案库时，实现堆放扫描，大大提高档案的访问效率。
2.七档案生命周期管理
许多档案都有一定的保存期（如代理业务档案）。该系统支持对档案生命周期的管理，记录档案的保存起止时间，及时提醒到期档案，释放档案存储空间。
2.8一体化联动
该系统支持门禁、视频监控、环境监控、周边保护LED公告显示等系统的集成联动使这些独立的系统相互配合，实现功能应用的最大化。为整个档案馆提供安全、环境监测、信息宣传等综合解决方案。
2.9信息公示
在档案查阅大厅设置LED公告显示屏显示档案查询人查询的档案当前状态、检索进度等信息，方便档案查询人了解查询情况，提高查询人满意度。在档案库中设置一个小的LED提高档案库的可管理性，显示库存、仓库访问者、环境等信息。
三、系统架构及部署
3.1系统整体架构
系统架构示意图如下：
3.2档案库子系统：
该子系统部署在档案部署在档案仓库中RFID由移动终端和配套网络、门禁系统、环境监控系统、视频监控系统、周边防护系统组成。实现档案仓库的管理。
档案库系统在整个系统中扮演数据提供商和操作信息分发执行器的角色。档案库系统模块化设计，可根据用户需要配置。仓库终端系统主要由仓库管理RFID移动终端、RFID标签、RFID由读写器和通信网络组成，提供RFID数据采集、操作说明、仓库管理等功能。系统架构如下图所示：
3.2.1门禁系统：
门禁系统用于仓库人员进出管理和贵重物品仓库访问管理。仓库内外安装进出读卡器，实现双向刷卡识别和人员信息登记。机密仓库可采用多卡模式N+提供更高级别的访问控制的访问模式。
3.1.2视频监控系统：
视频监控系统以视频的形式记录仓库区域的各种活动。支持与视频监控系统对接，控制视频监控系统实时记录档案、人员进出仓库、存储、库存、查阅等操作流程。
3.1.3.环境监测系统：
该方案集成了环境监测功能，可实时监测仓库的温度、湿度、振动等信息，并根据设定的门限进行报警，有效改善仓库环境。
3.1.四周边防护系统：
为提高仓库安全性，防止未经授权的人员非法进出仓库，在仓库进出口部署红外对射等周边防护设施。当有非法进出时，可以联动视频监控系统进行监控和报警。
3.3查询大厅子系统：
查询工作站、自助查询终端LED显示屏组成，部署在档案查询大厅，用于档案管理人员和查询人员之间的互动工作。查询站用于查询和检索档案信息；自助查询终端提供自助查询功能和排队功能；LED显示系统提示各档案的信息和检索操作进度。
3.3.1 LED显示屏：
仓库外配置LED显示屏用于显示相应仓库的环境、存储、访问信息等数据，有助于加强仓库管理。
3.4系统部署
四、系统功能
RFID智能档案管理系统采用先进的无线射频识别(RFID)根据档案管理的实际需要，开发了技术和成熟的计算机软件技术。系统从档案生成、归档、借阅、搜索、库存、安全等管理环节RFID作为信息存储媒介，在RFID文件的基本信息和使用记录存储在芯片中。使用非接触式手持式、台式和通道式RFID读写设备与后台数据库管理系统紧密配合，全面实现档案数据借阅、归还、搜索、盘点工作流程的信息管理。同时，管理系统可以与现有的监控系统联动管理，实现系统之间的无缝对接；成熟RFID技术应用于县级档案馆，实现与市级档案信息的交换和传递。
系统功能图
系统登录界面
4.1档案存取管理
4.1.1档案存放
1.员工收到档案后，将档案信息输入系统。输入的数据包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密集级别、存储时间、保存期、档案内容摘要等。通过RFID电子标签读写设备将档案信息写入电子标签芯片。在正常情况下，电子标签放置在文件表面，文件名称、编号、类别、密度等基本信息可根据具体业务需要打印。
2.系统根据档案信息自动分配存储档案的位置，并将信息发送到RFID移动终端。保管人员找到相应的存储位置后，通过RFID移动终端分别文件电子标签和存储位置电子标签信息，确认文件的存储操作。
4.1.2档案借取
1、借阅申请：使用档案大厅安装的自助档案信息查询机，借阅人可以查询所需的借阅文件信息，通过查询机打印借阅收据，收据打印所需的借阅文件信息（名称和代码），以及业务处理过程，即查询机还具有业务处理自动编号功能，同时完成各种档案数据的使用。
2、借阅登记：借阅人出示相关文件和借阅收据，员工登记所需的借阅文件和借阅人信息，确定后提交借阅申请记录；对于部分必须经领导批准的文件，档案领导可通过系统在线批准，审批后借阅审计记录生效。
3、档案搜索：数据库管理终端收到借阅申请信息后，自动查询档案存储信息并发送到RFID移动终端。档案管理人员的依据RFID存储在移动终端上的提示信息定位档案。定位到货位后，通过RFID移动终端扫描定位要找到的数据的具体位置，取出档案。分别阅读档案RFID标签信息和档案位置标签信息，完成文件确认。
4、档案借款：管理人员将档案移交给大厅工作人员。档案移交给借款人前，必须使用系统设备收集档案电子标签信息，系统自动记录借款时间和档案信息。
4.1.3档案归还
用户使用档案后归还档案，工作人员收集档案电子标签信息，系统自动登记归还时间和档案，完成归还登记，然后将档案数据放回指定位置并通过RFID移动终端读取文件和文件架标签信息，确认放回操作。如果用户未能在指定的借阅时间内及时归还文件，系统将自动发出报警提醒。
4.2.档案查询管理
4.2.1自助终端查询
自助终端查询主要提供给外国访问者。一般情况下，档案大厅有一定的自助查询设备供其他人员查询档案信息。通过查询终端设备，访问者可以根据自己的权限和需要查询相应的档案数据库信息。
4.2.网络系统查询
网络系统查询主要提供给领导或管理者的查询者。通过网络系统查询，可以实时查询和分析所有档案的业务数据。包括:档案数量、档案利用率分析、借阅细节查询等。为管理者提供管理依据，实现基层工作在线监控。
4.三档案防盗丢失管理
该系统实现了档案数据的防盗丢失管理和现场监控。档案出口安装RFID固定读写器和红外对射系统，每个进出通道安装视频监控系统，并与管理中心系统网络连接。操作员佩戴身份卡，系统进出仓库时识别操作员身份；红外对射系统对未佩戴身份卡进出仓库的人员发出警告。
允许从档案架上取出档案资料后，再出口RFID访问控制通道收集文件标签信息，并检查出库指令信息。如果未经文件管理信息系统授权，文件数据异常离开仓库，监控模块将启动视频监控系统，激活报警系统发出异常报警，防止文件被破坏和盗窃。
4.4档案盘点管理
采用RFID技术库存档案数据，使原来繁重繁琐的档案库存工作成为一项简单快捷的工作。档案管理系统发出库存指令，仓库管理终端发送库存指令RFID根据移动终端，仓库管理员RFID移动终端上的提示，读取文件格和存储文件的标签信息，完成文件格的盘点操作，依次进行，直至所有档案的盘点操作完成。
4.5.档案环境监测管理
档案管理的环境也极其重要。由于大多数珍贵有价值的原始档案材料采用纸质介质保存，在一定程度上不可避免地受到保存环境的影响，包括灰尘、光线、湿度、温度等因素，其中环境温度和湿度的影响更为突出。
为保证保存的档案能够完全无损地保护，采用室内环境监测控制系统，环境指标要求，即温湿度监测系统。
五、硬件设备选型
(1)岳冉超高频RFID门型通道
(2)岳冉HA500超高频RFID移动终端
(3)岳冉FU100固定式RFID发卡器
(4)档案RFID电子标签
(5)档案架RFID标签
