人们总是希望在需要信息时能快速找到它，但在档案管理办公室、企业事业单位档案管理办公室，经常可以看到管理人员忙着找到所需的信息。这个问题长期以来一直困扰着档案管理人员。目前，国内档案馆主要采用档号和条形码标记的形式进行排架和定位。档号和条形码在实物档案的物流过程中起着重要的作用。传统的档案管理模式存在数量冗余、查询、库存困难、处理时间长等低效现象，信息技术手段的应用是解决问题的关键。RFID技术的引入将彻底改变人们对档案管理活动的认识。
杭州紫月科技有限公司通过分析当前档案管理中存在的问题，设计了一套基于当前档案管理的问题RFID该技术的档案管理自动化系统阐述了该系统的功能模块架构和管理业务流程，以改进档案自动化和智能管理。
1、档案管理的现状和问题
近年来，我国档案业务取得了长足的发展，档案业务规模扩大，数量逐年增加，档案类型日益多样化，信息量迅速扩大。但传统的档案管理手段和技术问题日益突出：
1.1档案编目流程繁琐低效，整理时间长
传统上，档案进入商店后，需要进行分类、排序和装订，然后手动撰写档案盒的相关信息，最后手动复制档案目录，并将目录与档案一起包装在档案盒中。这种操作方式需要大量的工作和时间，导致更多的档案长期堆放，一个角落不能及时整理归档。另外，档案编目和档案盒抄写多为简单重复的劳动，手工处理使整个过程既繁琐又低效。
1.档案存储顺序容易被打乱
虽然档案一般分类存储，但由于人工操作的随机性和一些不可避免的错误，档案存储的顺序不可避免地被打乱，导致档案存储无序，难以找到。
1.查阅档案需要很长时间
随着档案的规模和类型越来越大，在寻找文件时，管理员首先要找到存储这类文件的文件架，然后根据文件的编目信息在文件架的每个网格中进行搜索。一旦文件未按规定存储在指定位置，就像海底捞针一样，需要再次筛选所有文件。
1.4档案盘点操作不科学
由于档案数量众多，档案材料包装在档案盒中，一般只清点档案盒的数量。然而，存储在每个文件盒中的文件类型和数量是不同的，这种库存方法并不能真正反映文件存储的真实信息。如果你想打开每个文件盒进行库存，这将是一个非常大的项目。
1.5对失效档案的管理滞后
有效期是档案价值的重要标志之一。因此，超过有效期的档案没有价值，需要定期销毁，以减少档案库存资源的占用。但由于传统管理模式下档案库存困难，管理人员不准确掌握档案的存储时间和信息，无法及时发现和处理故障档案。因此，许多已经过期的旧文件仍然与有效文件一起存储在货架上，形成大量冗余文件，给文件管理带来额外的负荷和成本。
鉴于这种情况，档案管理的技术升级和转型迫在眉睫。为解决上述问题，档案局采用先进措施RFID该技术解决了上述问题，并增加了防盗功能。
二、RFID技术方案的优势
2.1 RFID技术简介
RFID（Radio Frequency Identification），无线射频识别是20世纪90年代兴起的自动识别技术。一个典型的RFID该系统由三部分组成：射频电子标签、读写器或阅读器和天线。它集编码、载体、识别和通信技术于一体。其主要原理是利用无线电波读写和识别标记媒体的过程。非接触性是其明显的特点。在实际应用中，读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附识别物体的表面。读写器还可以无接触地读取和识别电子标签中保存的电子数据，从而实现远程、无接触采集、无线传输等功能。
2.2将RFID档案管理优势应用技术
1.非接触式数据采集。RFID该技术大大提高了管理者收集、交换和跟踪库区内存储物品的信息能力。管理者不需要打开文件盒，只需要粘在一起RFID通过阅读器前的标签文件盒，可以在计算机屏幕上显示文件的具体名称、数量、文件摘要等信息，减少经理的操作环节，提高操作效率，帮助经理实施库存文件的动态管理。
2.快速扫描，一次性数据处理量大。RFID读写器可以快速从多个射频标签中读取许多相关数据信息，包括位置信息、文件摘要信息等。例如，一些读写器每秒可以读取200个标签的数据，比传统的扫描方法快100倍以上。
3.标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用。与传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，RFID可存储的标签数据量大幅增加，可达1K甚至更大的容量；标签的内容可以在不损坏标签功能的情况下反复擦写，从而实现标签的重复使用。
4.高安全性。标签上的数据访问具有密码保护，识别码独特，无法复制。这种高度安全的保护措施使标签上的数据不易伪造和篡改。
5.抗污染性强，耐久性强。传统条形码的载体是纸张，容易被污染，但是 RFID对水、油、化学品等物质有很强的抵抗力。另外，由于条形码附着在塑料袋或外包装纸箱上，特别容易损坏； RFID卷标是将数据存储在芯片中，以避免污染。
6.体积小，形状多样，RFID读取不受尺寸和形状的限制，不需要与纸张的固定尺寸和印刷质量相匹配，以便读取精度。 RFID为了应用于不同的档案，标签可以发展成小型化和多样化的形式。
7、可重复使用，今天的条形码印刷后无法更改， RFID标签可以重复添加、修改和删除RFID存储在卷标中的数据便于信息更新。
8被覆盖的情况下，8、穿透性和无屏障阅读， RFID它可以穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明材料，并可以进行穿透性通信。条形码扫描仪必须在没有物体阻挡的情况下进行近距离阅读
9、标签具有防盗功能，配合门通道天线，可防止文件丢失，实现非法取走报警
三、项目方案设计
3.1项目总体框架
现场管理的理念是管理档案门，包括档案进入、库存、咨询、防盗管理、销毁管理、档案门，一般根据现场实际情况，以档案局有四扇门为例，档案局大厅一扇门，两个档案柜，共三扇门（三扇门完全相同），主要安装固定读写器和天线。同时配置手持机，固定读写器通过有线网络直接进入局域网。手持机可以通过GPRS或者WIFI将收集到的数据传输到后台计算机，可在后台统一管理。
具体功能描述如下：
（1）入馆
新档案入库前，应根据档案类别、年份、密度等相关信息编目新档案，并通过终端管理器编写RFID将生成的电子标签数据传输到中央数据库，供系统其他模块调用。
如图2所示：
入库时，档案管理信息系统的存储管理子系统发出入库指令，然后读取要入库的档案盒信息，然后将存储自动识别模块与档案自动识别模块进行匹配。匹配后，存储自动识别模块位置由存储位置自动识别模块分配。确认后，管理员发送入库确认信息，确认信息通过计算机总线传输到文件架，存储位置指示点亮。管理人员将档案盒放在指示点指示的存储位置，按下存储位置上的确认按钮，熄灭指示灯，确认信号反馈回管理系统，进入仓库结束。所有档案入库后，可以在查询管理子系统中查询入库的档案信息，实现档案的可视化、动态化管理。所有档案入库后，可以在查询管理子系统中查询入库的档案信息，实现档案的可视化、动态化管理。
（2）盘点
由于RFID使用，盘点档案成为一项简单快捷的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即收集文件的相关信息和相应的存储信息，并自动返回收集到的信息，以检查中心数据库中的数据。对于不匹配的信息，管理人员应使用手持阅读器进行现场检查，修改系统信息或现场信息，以完成档案库存。
（3）查阅
如图3所示：
在查询相关文件时，管理员首先通过查询管理子系统查阅文件编号。系统将根据编号提取中心数据库中存储的数据信息，并在检查正确后发出仓库指令。存储管理子系统中的文件自动识别模块将根据编号映射存储编号，找到存储在文件中的物理位置。管理员发出出库指令，储位指示灯亮起。当档案通过出库口时，出库口RFID阅读器将读取的档案信息反馈给管理系统，管理人员在确定出库后，再次确认所检查的档案与出库档案一致。此时，系统将记录档案的出库时间信息。如果反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向报警模块发出异常报警。
(4)安全管理
安全管理子系统可实现档案现场的实时监控和异常报警功能，防止档案被破坏、被盗等。
(5)防盗管理
所有的收藏文件都在阅读器的阅读范围内。当文件被取出时，出库口RFID阅读器捕获文件信息并检查出库指令信息。如果文件未经文件管理信息系统发出出库指令而异常离开仓库，监控模块将激活报警模块发出异常报警。
（6）销毁
档案的价值具有时间效应，需要销毁失去档案价值的档案，以减少档案管理资源的占用。档案入馆时，保管期限写入RFID在中心数据库中存储标签和标签。在保管过程中，当档案达到保管期时，销毁管理子系统会自动跳出档案故障提示，管理员会销毁或继续保管。同时，管理人员还可以通过档案销毁管理子系统在每个档案盒上发出无线指令RFID标签反馈保管期限信息，实现档案有效期管理。
3.2 通道设计方案
通道方案的设计是在现场调查后设计的。首先，介绍了以下四个通道。前面还介绍了两种通道：档案室门（三）、档案局大厅门（一）：
3.2.1 门设计方案
一般来说，根据客户的需要，如果大理石是空心的，可以安装在门上的横梁上；如果是实心的，可以安装在下面，天线外可以做灯罩；如果不考虑美观，也可以安装在门的两侧。
3.2.2 小门设计方案
档案室的门也可以根据需要安装更多的场景，如果客户可以安装在天花板上，也可以安装在门的两侧。
四、硬件产品应用方案
3.1标签选型及设计
1.标签信息项的设置
存储在档案标签上的信息项目包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密度、入库时间、保存期、档案内容摘要等。
存储在仓库标签上的信息包括：存储类型、存储编号、存储档案编号范围和数量。
制作制作标签
建议使用标签制作Label，信息可以打印在客户要求的位置。
3、标签安装
在档案标签中，将电子标签密封成卡片或干胶纸，并粘贴在每个文件盒或文件上。文件盒由塑料或纸制成，有利于RFID粘贴和取下标签，盒子不易损坏，可回收利用，以降低存储成本。考虑到防潮和防潮的需要，盒子里可以放少量的干燥剂。
4、E44介绍：
E性能介绍如下表：
规格描述 E44
产品型号 Impinj E44
物理特性 尺寸 105mm×6mm
材质 PET
环境 工作温度 -40°C to 65°C (-40°F to 149°F)
存贮温度 -40°C to 80°C (-40°F to 176°F)
防护等级
Enclosure IP-00
协议 EPC Class1 Gen2
容量 EPC：upto 96bits TID：96bits
频段 920-928
应用场合 采用近铝箔、近金属、近液体等高介电常数材料，
用于塑料表面
用于玻璃窗等
3.2 阅读器安装
在档案局项目中，阅读器安装在档案室的天花板上，设备的正常工作需要外接220VAC 用于数据传输的局域网或无线局域网覆盖电源适配器。RFID标签阅读器TCP/IP口与计算机网口相连，可以连接RFID通过网络或无线网络将标签阅读器读取的数据传回服务器。
阅读器介绍：
RFID接口协议：EPCglobal UHF Class 1 Gen 2 / ISO 18000-6C
认证：高密度读取器模式下的一致性和交互性
系统结构：处理器Intel IXP420 （ 266兆赫）,Linux系统64 MB SDRAM / 64 MB Flash，灵敏度：-80db
远程管理协议：EPCglobal Reader Management 1.0.1, SNMP v2 with MIB II；
网络服务：DHCP, LL A, NTP, HTTP, Telnet, SSH, SNMP, mDNS, DNS-SD
密集读写器协议:密集读写器模式、前侦听、自动触发和事件管理
读写器通信协议：EPCglobal Low Level Reader Protocol (LL RP) 1.0.1 Impinj Mach1
射频功率：+30dBm/+32db扩展延长线
功率：AC/DC最大功率为45瓦(120 或 240 VAC)
通信接口：RS-232(DB-9F),LAN TCP/IP(RJ-45)，4个GPIO输入和8路输出
天线：4端口，反转TNC
尺寸：22.7 x 32.4 x 5.7 cm (8.95 in x 12.75 in x 2.25 in)
重量：2.7 kg (6 lbs) 工作温度：-20℃ to +55℃ 适应灰尘和湿度：IP54
LED指示灯：电源、连接、工作、0-3天线CPU、读、监、失败
软件支持：Java and .NET APIs for Impinj读写器协议(Impinj 网关演示程序)
通过认证：FCC Part 15
3.3手持式阅读器
用于档案数据库存、货架清理、。对于不匹配的信息，管理人员应使用手持阅读器进行现场检查，修改系统信息或现场信息，以完成货架库存。
基于Windows CE 5.0 的RFID本产品具有功耗低、数据接口多、人机交互界面简单等优点，可广泛应用于各种领域RFID典型的应用场合包括：
物流与仓储管理：物流与仓储管理等物流行业，以及邮局流动管理系统，如邮件、包裹、运输行李等；
供应链应用领域：货物供应过程的应用；
产品防伪检测：利用标签内存储器编写保护功能，识别产品真伪；
其他领域：广泛应用于俱乐部管理、图书馆、学生身份、消费管理、考勤管理等系统。
特点：
是集成掌上电脑（PDA）与RFID数据采集的超完美组合采用精简windows CE可实现嵌入式操作系统RFID数据采集、存储等功能；
功能全面，蓝牙，WIFI、GPS、GPRS(3G)、一维和二维条码功能；(用户可根据具体需要选择是否添加这些模块)；
3.4天线安装
为了保证档案标签数据的读取，需要渠道的具体情况。客户不仅要注意美观，还要考虑达到最佳效果。因此，档案室的小门考虑天线安装在天花板上，并调整天线方向角进行现场应用laird天线。
圆极化8dbm 性极化8dbm
在应用Laird902-928提供的技术天线是圆极化和线极化天线M莱尔德科技公司业内知名的设计方法，通过频段信号接收和传输技术，实现了整个频段的最高效率和性能。
驻波比和轴向比都很好，允许用户获得最大的性能。天线安装在重型天线罩外壳上，也可直接安装在墙上，允许任何墙壁或桅杆安装。
该天线提供集成同轴尾纤和多种类型的连接器。
特性：
超薄
极低的VSWR和轴比
防止天气变化的外罩
广泛的连接器和电缆选择
极化天线和线性天线
应用场合
仓库；
机场医院；
交通码头；
传送带；
物流管理；
人员管理。