1.概述
人们总是希望在需要信息时能快速找到它，但在档案管理办公室、企业事业单位档案管理办公室，经常可以看到管理人员忙着找到所需的信息。这个问题长期以来一直困扰着档案管理人员。目前，国内档案馆主要采用档号和条形码标记的形式进行排架和定位。档号和条形码在实物档案的物流过程中起着重要的作用。传统的档案管理模式存在数量冗余、查询、库存困难、处理时间长等低效现象，信息技术手段的应用是解决问题的关键。RFID技术的引入将彻底改变人们对档案管理活动的认识。
通过分析当前档案管理中存在的问题，北京鼎创恒达智能科技有限公司设计了一套基于RFID该技术的档案管理自动化系统阐述了该系统的功能模块架构和管理业务流程，以改进档案自动化和智能管理。
2.档案管理的现状和问题
近年来，我国档案业务取得了长足的发展，档案业务规模扩大，数量逐年增加，档案类型日益多样化，信息量迅速扩大。但传统的档案管理手段和技术问题日益突出：
档案编目过程繁琐低效，整理时间长
传统上，档案入库后，需要对档案进行分类、排序、装钉，然后手动撰写档案盒的相关信息，最后手动复制档案目录，将目录与档案一起包装在档案盒中。这种操作方式需要大量的工作和时间，导致更多的档案长期堆放，一个角落不能及时整理归档。另外，档案编目和档案盒抄写多为简单重复的劳动，手工处理使整个过程既繁琐又低效。
档案存储顺序容易被打乱
虽然档案一般分类存储，但由于人工操作的随机性和一些不可避免的错误，档案存储的顺序不可避免地被打乱，导致档案存储无序，难以找到。
查阅档案需要很长时间
随着档案的规模和类型越来越大，在寻找文件时，管理员首先要找到存储这类文件的文件架，然后根据文件的编目信息在文件架的每个网格中进行搜索。一旦文件未按规定存储在指定位置，就像海底捞针一样，需要再次筛选所有文件。
档案盘点操作不科学
由于档案数量众多，档案材料包装在档案盒中，一般只清点档案盒的数量。然而，存储在每个文件盒中的文件类型和数量是不同的，这种库存方法并不能真正反映文件存储的真实信息。如果你想打开每个文件盒进行库存，这将是一个非常大的项目。
失效档案管理滞后
有效期是档案价值的重要标志之一。因此，超过有效期的档案没有价值，需要定期销毁，以减少档案库存资源的占用。但由于传统管理模式下档案库存困难，管理人员不准确掌握档案的存储时间和信息，无法及时发现和处理故障档案。因此，许多已经过期的旧文件仍然与有效文件一起存储在货架上，形成大量冗余文件，给文件管理带来额外的负荷和成本。
鉴于这种情况，档案管理的技术升级和转型迫在眉睫。作为新一代材料跟踪和信息识别RFID(无线射频识别技术)技术的快速发展给档案管理的自动化和智能化带来了可能性，在其他方面具有无与伦比的优势。
3.RFID技术档案管理的优势
非接触式数据采集。RFID该技术大大提高了管理者收集、交换和跟踪库区内存储物品的信息能力。管理者不需要打开文件盒，只需要粘在一起RFID通过阅读器前的标签文件盒，可以在计算机屏幕上显示文件的具体名称、数量、文件摘要等信息，减少经理的操作环节，提高操作效率，帮助经理实施库存文件的动态管理。
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