一、 档案管理的现状和问题
近年来，我国档案业务取得了长足的发展，档案业务规模扩大，数量逐年增加，档案类型日益多样化，信息量迅速扩大。但传统的档案管理手段和技术问题日益突出：
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(一)档案编目流程繁琐低效，整理时间长
传统上，档案入库后，需要对档案进行分类、排序、装钉，然后手动撰写档案盒的相关信息，最后手动复制档案目录，将目录与档案一起包装在档案盒中。这种操作方式需要大量的工作和时间，导致更多的档案长期堆放，一个角落不能及时整理归档。另外，档案编目和档案盒抄写多为简单重复的劳动，手工处理使整个过程既繁琐又低效。
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(二)档案存储顺序容易被打乱
虽然档案一般分类存储，但由于人工操作的随机性和一些不可避免的错误，档案存储的顺序不可避免地被打乱，导致档案存储无序，难以找到。
(三)档案查阅时间长
随着档案的规模和类型越来越大，在寻找文件时，管理员首先要找到存储这类文件的文件架，然后根据文件的编目信息在文件架的每个网格中进行搜索。一旦文件未按规定存储在指定位置，就像海底捞针一样，需要再次筛选所有文件。
(四)档案盘点操作不科学
由于档案数量众多，档案材料包装在档案盒中，一般只清点档案盒的数量。然而，存储在每个文件盒中的文件类型和数量是不同的，这种库存方法并不能真正反映文件存储的真实信息。如果你想打开每个文件盒进行库存，这将是一个非常大的项目。
(五)管理失效档案滞后
有效期是档案价值的重要标志之一。因此，超过有效期的档案没有价值，需要定期销毁，以减少档案库存资源的占用。但由于传统管理模式下档案库存困难，管理人员不准确掌握档案的存储时间和信息，无法及时发现和处理故障档案。因此，许多已经过期的旧文件仍然与有效文件一起存储在货架上，形成大量冗余文件，给文件管理带来额外的负荷和成本。
鉴于这种情况，档案管理的技术升级和转型迫在眉睫。作为新一代材料跟踪和信息识别RFID(无线射频识别技术)技术的快速发展给档案管理的自动化和智能化带来了可能性，在其他方面具有无与伦比的优势。
二、 RFID应用于档案管理的方案设计技术
（一）RFID技术简介
RFID（Radio Frequency Identification），无线射频识别是20世纪90年代兴起的自动识别技术。一个典型的RFID该系统由三部分组成：射频电子标签、读写器或阅读器和天线。它集编码、载体、识别和通信技术于一体。其主要原理是利用无线电波读写和识别标记媒体的过程。非接触性是其明显的特点。在实际应用中，读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附识别物体的表面。读写器还可以无接触地读取和识别电子标签中保存的电子数据，从而实现远程、无接触采集、无线传输等功能。
（二） 将RFID档案管理中的技术应用具有以下优点：
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1.非接触式数据采集。RFID该技术大大提高了管理者收集、交换和跟踪库区内存储物品的信息能力。管理者不需要打开文件盒，只需要粘在一起RFID通过阅读器前的标签文件盒，可以在计算机屏幕上显示文件的具体名称、数量、文件摘要等信息，减少经理的操作环节，提高操作效率，帮助经理实施库存文件的动态管理。
2.快速扫描，一次性数据处理量大。RFID读写器可以快速从多个射频标签中读取许多相关数据信息，包括位置信息、文件摘要信息等。例如，一些读写器每秒可以读取200个标签的数据，比传统的扫描方法快100倍以上。
3.标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用。与传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，RFID可存储的标签数据量大幅增加，可达1K甚至更大的容量；标签的内容可以在不损坏标签功能的情况下反复擦写，从而实现标签的重复使用。
4.高安全性。标签上的数据访问具有密码保护，识别码独特，无法复制。这种高度安全的保护措施使标签上的数据不易伪造和篡改。
5.抗污染性强，耐久性强。传统条形码的载体是纸张，容易被污染，但是 RFID对水、油、化学品等物质有很强的抵抗力。另外，由于条形码附着在塑料袋或外包装纸箱上，特别容易损坏； RFID卷标是将数据存储在芯片中，以避免污染。
6.体积小，形状多样，RFID读取不受尺寸和形状的限制，不需要与纸张的固定尺寸和印刷质量相匹配，以便读取精度。 RFID为了应用于不同的档案，标签可以发展成小型化和多样化的形式。
7、可重复使用，今天的条形码印刷后无法更改， RFID标签可以重复添加、修改和删除RFID存储在卷标中的数据便于信息更新。
8被覆盖的情况下，8、穿透性和无屏障阅读， RFID它可以穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明材料，并可以进行穿透性通信。条形码扫描仪必须在没有物体阻挡的情况下进行近距离阅读
9、标签具有EAS防盗功能，配合门通道天线，可防止文件丢失，实现非法取走报警功能
（三）基于RFID档案自动化管理系统功能模块设计
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鉴于RFID将上述优点应用于档案管理不仅可以大大提高管理效率，而且有助于提高档案管理的安全性。因此，一套基于RFID主要由技术档案管理自动化管理系统组成RFID如图1所示，由数据管理系统和档案管理信息系统组成。
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1、RFID数据管理系统
该系统由中心数据库和终端管理器组成，是数据访问中心和信息输入输出终端。包括读写器和手持式读写器在内的终端管理器是中央数据库获取信息和输出信息的重要端口。读写器的功能是将数据库中的信息写入标签或将标签中的信息导入数据库；手持式阅读器是管理员收集和通信现场信息的硬件。管理员将收集到的数据导入中央数据库，为档案管理信息系统的使用提供数据支持。
2.档案管理信息系统
该系统由存储管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统组成。存储管理子系统由存储自动识别模块和档案自动识别模块组成，包括监控模块和报警模块。
系统具体功能如下：
（1）存储管理子系统：该子系统可以自动匹配存储在文件自动识别模块中的文件盒号和存储自动识别模块中的存储号，从而更好地实现文件存储位置的定位。此外，存储位置自动识别模块还具有存储位置分配和存储位置信息管理的功能，可以实现档案存储位置的可视化和动态管理。
(2)查询管理子系统:需要查阅档案时，子系统提供档案编目查询、密级查询等。，并发出出库指令，通过计算机总线将查询信号传输到档案架，使档案架上的指示灯亮起，管理人员按照指示灯进行出库操作。
（3）销毁管理子系统：档案入库前，在销毁管理子系统中设置置每个文件的存储期。到达存储期时，销毁管理子系统会自动提醒管理人员进一步处理无效文件的相关信息。管理人员还可以通过子系统查看即将到期或已到期的文件信息。
(4)安全管理子系统:该子系统负责档案防盗和现场监档案管理安全机制。当文件箱在异常情况下离开存储位置（指未查询子系统发出的存储指令）时，安装在存储区域的阅读器将捕获该信息，并将文件信息无线传输到管理系统。监控模块将立即将异常信息发送到报警模块，报警模块在接收到信息后向计算机控制中心发出报警。
综上所述，RFID通过系统接口实现数据管理系统与档案管理信息系统之间的对接RFID数据管理系统实现档案数据的收集、存储和读写电子标签；档案管理信息系统实现档案信息的应用和管理。同时，可以为系统用户设置不同的权限，实现用户的安全管理。
(三)硬件设备应用方案
一般来说，档案仓库面积小，可以选择高频或超高频（HF/UHF）读写器和无源电子标签的频段。RFID根据用途的不同，标签可分为档案标签和存储标签。
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1.标签信息项的设置
存储在档案标签上的信息项目包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密度、入库时间、保存期、档案内容摘要等。
存储在仓库标签上的信息包括：存储类型、存储编号、存储档案编号范围和数量。
2、标签安装
² 在档案标签中，将电子标签密封成卡片或干胶纸，并粘贴在每个文件盒或文件上。文件箱由塑料或纸制成，有利于RFID粘贴和取下标签，盒子不易损坏可回收利用，从而降低存储成本。考虑到防潮和防潮的需要，盒子里可以放少量的干燥剂。
² 当存储位置不需要调整或标签不损坏时，通常只安装一次。存储标签直接安装在存储位置正下方的支撑梁上。
3.电子标签介绍:
UHF（VANCH EPC Class1 Gen2)电子标签：
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HF（NXP ICODE SLI-SY）电子标签：
主要特性：
40年数据存储
·符合ISO 15693 / ISO 18000-3
·2.048字节的片载存储
·电子防盗功能密码可选
·写入密码保护命令，防止未经授权篡改数据
·隐私模式的密码保护
·基准RF性能和可靠性
4.安装阅读器
阅读器安装在档案室的墙壁或天花板上，设备的正常工作应外接110 - 240 VAC 用于数据传输的局域网或无线局域网覆盖电源适配器。将RFID标签阅读器RJ45口与计算机网口相连，可以连接RFID通过网络或无线网络将标签阅读器读取的数据传回服务器。
(1)阅读器介绍:
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5、天线安装
为了保证文件标签数据的读取，需要根据文件室的实际情况确定天线布局，包括文件柜和文件密集架的尺寸、样式和材料，以确保最佳的读写效果。
6.多天线分支器
VX-3 UHF RFID天线分支机构是万全智能开发的最新一代产品。该分支机构是一个超高频天线分支机构，具有1-8个接口，可用于网络、实时档案资产跟踪和智能密集架的分配RFID天线。VX-三天线分支器由主天线分支器和天线分支器组成。
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每个射频输出端口的主天线分支器(ANT1~ANT8)可连接多达32个RFID天线。也就是说，每个主天线分支可以支持4个天线分支。注：考虑到实际应用，实际使用量可能达不到256个天线，请合理规划，发挥最大效率。灵活的天线布局，扩大读写控制半径，大大节省系统成本.
(1)主天线分支器
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7.手持式阅读器
用于档案数据库存、货架清理、。对于不匹配的信息，管理人员应使用手持阅读器进行现场检查，修改系统信息或现场信息，以完成货架库存。
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（四）、 RFID档案管理过程设计中应用的技术
（1）入馆
新档案入库前，应根据档案类别、年份、密度等相关信息编目新档案，并通过终端管理器编写RFID将生成的电子标签数据传输到中央数据库，供系统其他模块调用。
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如图2所示：
入库时，档案管理信息系统的存储管理子系统发出入库指令，然后读取要入库的档案盒信息，然后将存储自动识别模块与档案自动识别模块进行匹配。匹配后，存储自动识别模块位置由存储位置自动识别模块分配。确认后，管理员发送入库确认信息，确认信息通过计算机总线传输到文件架，存储位置指示点亮。管理人员将档案盒放在指示点指示的存储位置，按下存储位置上的确认按钮，熄灭指示灯，确认信号反馈回管理系统，进入仓库结束。所有档案入库后，可以在查询管理子系统中查询入库的档案信息，实现档案的可视化、动态化管理。所有档案入库后，可以在查询管理子系统中查询入库的档案信息，实现档案的可视化、动态化管理。
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（2）盘点
由于RFID使用，盘点档案成为一项简单快捷的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即收集文件的相关信息和相应的存储信息，并自动返回收集到的信息，以检查中心数据库中的数据。对于不匹配的信息，管理人员应使用手持阅读器进行现场检查，修改系统信息或现场信息，以完成档案库存。
（3）查阅
如图3所示：
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在查询相关文件时，管理员首先通过查询管理子系统查阅文件编号。系统将根据编号提取中心数据库中存储的数据信息，并在检查正确后发出仓库指令。存储管理子系统中的文件自动识别模块将根据编号映射存储编号，找到存储在文件中的物理位置。管理员发出出库指令，储位指示灯亮起。当档案通过出库口时，出库口RFID阅读器将读取的档案信息反馈给管理系统，管理人员在确定出库后，再次确认所检查的档案与出库档案一致。此时，系统将记录档案的出库时间信息。如果反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向报警模块发出异常报警。
(4)安全管理
安全管理子系统可实现档案现场的实时监控和异常报警功能，防止档案被破坏、被盗等。
（5） 防毁管理
进入每个档案时，首先准确测量其重量、页码等物理特性， 并存入RFID数据管理系统， 监控模块监控这些信息。当文件被查阅并归还时，管理员再次检测文件的物理特性，并与文件借出前的数据进行检查，以便及时发现文件是否被撕毁和丢失。
(6)防盗管理
所有的收藏文件都在阅读器的阅读范围内。当文件被取出时，出库口RFID阅读器捕获文件信息并检查出库指令信息。如果文件未经文件管理信息系统发出出库指令而异常离开仓库，监控模块将激活报警模块发出异常报警。
（7）销毁
档案的价值具有时间效应，需要销毁失去档案价值的档案，以减少档案管理资源的占用。档案入馆时，保管期限写入RFID在中心数据库中存储标签和标签。在保管过程中，当档案达到保管期时，销毁管理子系统会自动跳出档案故障提示，管理员会销毁或继续保管。同时，管理人员还可以通过档案销毁管理子系统在每个档案盒上发出无线指令RFID标签反馈保管期限信息，实现档案有效期管理。
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