巴黎法律事务所采用RFID技术进行文档管理

巴黎管理内部流通文件和客户文件Lhermet, La Bigne&Remy法律事务所(简称LLR）投入运行RFID文件跟踪系统。经过一年多的实验论证，期间LLR公司对1万份文件进行了跟踪管理试验LLR事务所决定使用RFID系统管理公司内部的所有文件。 

该RFID剑桥科技、麻省理工、系统技术RFID供应商Tagsys以及法国RFID系统集成商Ident联合提供。该系统的目标是帮助律师找到和定位公司库存中缺失的文件或书籍，从而节省在这些数据上的搜索时间。 

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LLR该公司是一家专注于专利和知识产权的法律机构，每年需要管理3万份档案和约5000至6000份新文件。研究所平均每天有40名律师和工作人员需要在库存中使用80份文件。使用人工记录找出工作人员是否已归还相应的文件，是一件非常痛苦且容易出错的事情。在许多情况下，数据借阅人没有在文件中写下数据借阅记录，这使得库存清点人员很难知道是谁，何时借阅相应的数据。Tagsys 销售副总裁Olivier Burah 说：通过文件的自动定位，RFID该系统可以减少数据的搜索时间。” 

当新文档需要存档时，LLR公司工作人员需要在文件上粘贴13个工作频率.56MHz使用的无源射频标签需要遵循ISO15693标准。工作人员使用Tagsys公司的桌面RFID读卡器读取文档标签ID在公司内部的计算机系统中自动输入数据。因此，在LLR在公司办公管理软件系统中，标签ID数据和文档信息相互关联。 

接下来，将文档存储在库存中。当员工手持数据离开库存区门时，安装在门口区域Tagsys读卡器将自动读取数据中的标签ID员工胸卡内置标签ID也遵循员工的胸卡标签ISO15693标准。通过这种管理方式，公司内部软件系统可以自动更新哪些文件在博物馆，哪些借出，谁借出。 

律师可以在仓库区域内阅读文件或将文件带离仓库区域。律师可以通过验证区域将手持数据和胸卡归还或选择室内阅读。如果律师将手持数据出口，固定读卡器将自动获取数据和胸卡标签数据，系统可以允许将数据带离仓库区域，或者当相应的数据需要注册和取消时，可以给出警告。 

公司还配备了一些手持Tagsys使用这些手持读卡器，公司的读卡器可以完成库存清点。手持读卡器的数据通过Wi-Fi无线网络传输到内部数据库。软件系统自动比较数据库中的原始数据，列出丢失的文件和不一致的信息。 

Tagsys公司为项目提供软硬件支持，Ident公司用自己的Pocket-Filetrak和 Filetrak-Web软件包完成了项目的整合，工作平台是Windows Mobile5.0 。Burah说，系统安装后，LLR公司的日常库存维护时间从一小时缩短到几分钟。 

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Burah回忆说：在系统实施过程中，需要学习的阶段是让律师按照软件系统的要求完成相应的操作。软件系统希望通过简单的命令为律师提供借阅登记界面的信息，但律师们一开始发现自助登记操作不够灵活。但后来发现这样做的好处是，他们可以更方便地定位借阅的信息，他们开始愿意使用自助注册服务。” 

LLR公司上马Tagsys该系统的投资约为4万至1万欧元，相当于54500至136万欧元，包括硬件、软件和系统集成。