人们总是希望在需要信息时能快速找到它们。然而，在各种大型图书馆、政府机构档案馆、企事业单位人员档案管理办公室，我们经常看到数据管理人员急于寻找特定的书籍或档案。
长期以来，人们一直在努力记录书籍或档案的流程，并迅速找到数据。传统的做法是在数据和记录簿上做大量的文本记录，但效率低，检查不方便，存在被盗和丢失的隐患。
在一个越来越追求成本和效率的时代，人们不断寻找更好的图书档案管理技术和方法。清华同方使用RFID图书档案管理系统的技术开发，可以大大提高管理模式，提高工作效率，解放图书档案人员，使他们从事更有价值的工作。
清华同方RFID图书档案管理系统为每个图书档案安装一个电子标签。通过电子标签的小芯片和天线，可以很容易地跟踪和记录流程中图书档案的每个位置。当图书档案通过不同的办公室或检查点时，它们将被记录下来，在任何内部网络计算机上都可以清楚地看到，用户可以很容易地知道图书档案的当前位置和存储位置，并确认图书档案的取出或存储状态。该跟踪系统使用方便，易于与现有的图书档案管理系统集成。
系统结构
清华同方RFID图书档案管理系统主要包括五个部分：
1. 数据中心：由中心数据服务器和管理终端组成，集中存储和处理图书档案管理信息。
2. 内部管理系统：由管理终端和标签发行和打印终端组成，可完成图书档案信息RFID统一制作标签和新建图书档案。
3. 流通管理系统:借出图书档案时，帮助管理员在标签内写入相关信息，归还时检查图书档案并验证RFID标签内的信息。
4. 查询系统：通过管理终端和手持机轻松查询每个图书档案的位置。
5. 系统管理：系统功能及权限设置、帐户管理等。
系统功能
l 图书档案管理入库:新图书档案入库时，根据图书档案的类别、年份、作者等相关信息编目新图书档案，生成RFID标签打印数据。然后根据打印数据进行写入和打印RFID打印好的标签RFID将标签贴在图书档案上，供读者查阅。同时，打印成功的数据将传输到数据中心的数据库，供系统其他模块调用和查询。
l 流通管理：流通管理分为借阅管理模块、归还管理模块和防盗防损模块。
借阅时，系统将首先验证借阅人的身份，验证后进入借阅管理系统。借阅人通过查询管理系统查阅图书档案的编目号，系统根据输入的编目号查找图书档案的位置，同时打印借阅单。管理员使用RFID读写器读取借阅人借阅的图书档案RFID信息自动进入系统管理界面。管理员在RFID在标签中写入借阅书籍档案的固定信息，包括借阅人的姓名、单位、借阅时间、借阅期限等信息后，将书籍档案完成借阅管理。
当图书档案归还时，管理员使用它RFID读写器读取图书档案，检查借阅人信息和借阅时间是否逾期，确认借阅的图书档案数据是否RFID标签中的信息相同。如果在此过程中出现问题，系统将进入相应的处理模块进行处理。如果没有问题，则根据RFID图书档案中的位置信息发回相应位置。
防盗防损模块配合图书档案出口安检装置跟踪图书档案。未办理借款手续或者禁止借款的图书档案外出时，安检装置会报警，提醒管理人员及时停止。
l 数据中心管理：包括数据管理、采集和统计、设备和系统管理。
数据管理主要是指存储、修改和更新图书档案编目、人员信息、年份等基本信息，以及图书档案管理员的认证。数据收集是指收集、借阅和归还图书档案的相关信息。数据统计是指根据时间（日、周、月、年）、图书档案信息（部门、人员等）进行数据统计分析。
设备管理是指对手持机、读写器等设备的信息授权和配置进行管理和维护。
系统管理是指系统操作人员的授权和维护，操作人员的授权和控制。
l 图书档案查询：以不同的方式查阅图书档案的编目；按不同的规则查询图书档案的位置，查阅图书档案的介绍等。
系统特点
1、完全非接触系统，最经济的解决方案：将非接触芯片嵌入低成本介质，可以最大限度地满足解决方案的需要，该先进技术的应用可以大大降低设备的投资和维护成本和硬件磨损成本。
快速扫描，无障碍阅读：RFID扫描标签时，无需直线对准读取器，读写速度快。RFID无线电波传输信息，无传输屏障问题。
安全性高，灵活性强：RFID标签可分为存储不同应用数据的独立应用区域。每个电子标签都有世界上唯一的32个序列号，在生产过程中写入，无法更改。
4、实施简单，使用方便：系统安装调试非常简单，后期使用维护也非常方便，图书档案搜索识别速度快，防盗防损，可提供可靠的性能和高安全性。