1.1 项目背景
计算机技术和射频识别技术(RFID)图书管理、仓储物流、食品追溯、智能交通等领域的成功应用，使得解决档案管理问题成为可能。
介绍档案管理RFID技术结束后，系统可以动态管理档案的流通RFID标签作为信息载体，收集和监督档案流通等关键环节，实现档案业务的自动化和档案的全生命周期管理。
1.2 项目需求分析
近年来，档案业务取得了长足的发展，档案业务规模扩大，数量逐年增加，档案类型日益多样化，信息量迅速扩大。但传统的档案管理手段和技术问题日益突出，主要体现在以下几个方面：
1.2.1 现状与问题
(1)档案出入库人工操作，工作强度高，效率低。虽然制定了严格的管理规定，但人工操作耗时、费力、费钱，使整个过程既繁琐又低效，特别是需要多岗位合作才能完成的档案，更容易造成档案变更、档案错误、档案泄漏、延误等，使管理部门处境尴尬，后果严重。由于人工操作费时费力，档案盘点清理、档案销毁失效前登记等难免出错。
(2)文件检索困难，难以准确定位。调整文件时，管理机关陷入跳入黄河的尴尬境地;上级检查工作不能迅速调出指定的实体文件，也使管理机关感到羞愧。
(3)档案数量的急剧增加需要时间和精力来阅读档案。由于手动操作不可避免的错误，档案存储顺序不可避免地混乱，导致档案搜索非常困难，如海捞针，往往耗时费力的库存找不到指定的档案，使员工痛苦，特别是对于转移档案，后果难以想象，有些甚至面临高索赔;
(4)缺乏现代技术手段，信息化程度低。档案业务需要经常获取档案进行比较和确认。在信息化程度低的情况下，不仅增加了工作量，而且容易导致文件错误。同时，工作效率极低，往往导致人们长期等待的不满。
1.2.2 项目建设目标
射频识别技术(RFID)应用于档案管理领域，充分利用无线射频技术的诸多优势，实现仓库信息管理自动化和档案出入库操作自动化，对提高档案流通效率发挥重要作用。
实现档案数据的智能管理和信息化。根据档案数据的日常存储、查询、档案调整、防盗等具体业务流程，动态管理档案流通。收集和监控档案流通的关键环节，实现档案业务处理的自动化，取代传统的纸质工作流程。
提高档案管理的综合能力和服务水平。实现数据共享，提高档案管理效率，简化管理流程，降低人员劳动强度，减少错误，为档案管理提供更方便有效的管理模式。
1.3 RFID档案管理技术的应用优势
1.3.1 非接触数据采集
RFID技术大大提高了管理者收集、交换和跟踪库区内存储物品的信息能力。管理者不需要打开文件盒，只需要粘在一起RFID通过阅读器前的标签文件盒可以读取芯片中存储的数据。不怕油污、灰尘污染等恶劣环境，可以在恶劣环境中工作。与条形码、磁卡等介质不同，如果表面不干净，就不能准确地尝试。
1.3.2 标签信息容量大，使用寿命长
与传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，RFID可存储的标签数据量大幅增加，1K甚至8K容量可以存储更多的信息。对于档案管理应用，可以将档案的基本信息和借阅记录写入芯片中存储。
1.3.3 安全性高
这种高度安全的保护措施使标签上的数据不易伪造和篡改，具有密码保护，识别码独特，无法模仿。
1.3.4 耐污染性强，耐久性强
传统条形码的载体是纸张，容易被污染，但是RFID对水、油、化学品等物质有很强的抵抗力。另外，由于条形码附着在塑料袋或外包装纸箱上，特别容易损坏;RFID标签是将数据存储在芯片中，以避免污染。
1.3.5 体积小，形状多样
RFID读取不受尺寸和形状的限制，不需要与纸张的固定尺寸和印刷质量相匹配，以便读取精度。RFID为了应用于不同的档案，标签可以发展成小型化和多样化的形式。
1.3.6 穿透性强，无屏障阅读
在被覆盖的情况下，RFID它可以穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明材料，并可以进行穿透性通信。条形码扫描仪只有在没有物体阻挡的情况下，才能识别条形码。
1.3.7 防盗
标签可配合门通道天线，有效实现防盗功能，防止文件丢失，实现非法取走报警功能。
1.3.8 可适应消毒、防虫等环节
RFID标签可适应常规消毒、高低温杀虫等环境，不会导致存储在标签中的数据丢失。
1.4 RFID档案管理系统
1.4.1 系统层次架构规划
该系统采用模块化组件式设计，采用三层结构系统。可根据实际需要搭配使用。三层结构分别为：
设备层：主要由硬件设备组成(RFID读写器、盘点车、工作站、手持机LED显示屏等)，主要用于数据采集和显示。
中间件层：由中间件、应用程序服务、数据库和组成。通过中间件与硬件设备通信，并将其写入相应的数据库。应用程序服务用于数据访问和业务逻辑处理。
管理应用层：主要实现与用户的互动、数据显示、查询等。根据用户需求提供业务功能模块。
1.4.2 系统数据架构规划
数据采集(档案备案):操作员在为客户办理备案时，通过系统自动将相关信息写入系统(全宗号、目录号、档号、档号、保管期、密级、位置等)。RFID在芯片中，实现RFID与文件绑定。
档案流通记录：通过岗位名称、日期、时间等信息RFID读写器自动将相关信息写入RFID芯片;将相关信息反馈给计算机，计算机通过通信网络将信息传输到数据库服务器，供用户检索和查阅。
档案入库验证:办理的档案进入待入库档案清单，入库验证通过RFID读写器和借阅人信息管理系统，档案管理人员比较信息，确认系统自动分配位置。
档案入库：在档案室各区域安装LED显示屏显示待存档案信息。同时安装RFID读写器可以识别文件并显示文件存储位置。
档案查询：档案查询时，可以通过身份证号、档号等信息查找档案存储位置。档案调整时，可以批量操作，如某个时间段办理的档案和某个地方的档案。同时，进入仓库取出档案列表。
盘点：文件盘点可通道专用文件盘点车支持在线和离线模式。
倒架:如果发现档案存储位置错误，可以通过盘点车更新档案位置信息。
仓库搜索:如果找不到档案，可以通过盘点车找到全库，系统会自动提示(声音提示和软件界面)。
1.4.3 RFID实施技术设计规划
(1) 实体档案与RFID绑定
RFID当物理档案通过读写器的范围时，读写器通过无线信号将指定信息写入档号、密度、位置等RFID芯片存储，并将操作用户姓名、工作名称、日期、时间等相关信息和工作流通信息反馈给计算机。计算机通过通信网络将信息传输到数据库服务器，供用户检索和访问。
(2) 查找档案
查找档案时，只需在相应的计算机或读写器中设置所需条件，用读写器扫描初步确定的档案存储区域，RFID存储在文件中的信息不断通过无线信号传输到读写器。计算机或读写器将收到的信息自动与设定的条件进行比较。比较成功后，工作人员可以立即确认所需文件的位置，快速准确地提取所需文件。
(3) 档案出入库
读写器通过无线信号读取非接触式IC卡存储相关信息，档案管理岗位计算机自动填写岗位信息，指纹仪收集文件交接指纹，确认文件交接，发行人和接收人必须在系统备案授权人员指纹，同时档案管理岗位计算机将自动确定档案编号、牌号等关键字段的合法性，否则，系统将被警告不通过，所有信息将自动传输到数据库服务器。
(4) 档案盘点
清理、销毁前登记造册时，在档案管理岗计算机上将其当前工作状态设置为清理或无效档案登记造册，扫描读写器，RFID内部信息通过无线信号传输给读写器，将信息传输给档案管理岗位计算机。档案管理岗位计算机自动与数据库服务器中的相应信息进行比较，并自动生成库存清理或无效的档案登记簿。
(5) 自动比较实物档案和电子信息
本系统确认的实物档案信息可与其他应用平台定期自动比较，确保实物档案与电子信息一一对应，确保实物档案的安全性和完整性。
1.4.4 业务环节设计规划
1.4.4.1 档案入馆
1.收到整理办公室工作人员收到档案后，将档案信息输入系统。输入的数据包括：档案类别、档案名称、档号、档案密集级别、仓储时间、保存期、档案内容摘要等。通过RFID电子标签打印机打印电子标签，并将档案信息写入电子标签芯片。将电子标签粘贴在文件盒表面，并印有文件名称、编号、类别、密度等基本信息。
2.粘贴电子标签的档案送存放在存放处。存放前，保管处工作人员通过RFID读卡器扫描档案电子标签，登记入库时间，设置具体存储位置，从而在系统中建立档案入库记录。
档案存放入库：档案仓库各区域安装LED查询机安装在中央位置。实现仓库取出和存储档案，引导仓库管理员。仓库管理人员根据仓库情况进行仓储。LED显示提示信息将档案放在指定地点。文件已通过查询机或手持机确认。系统自动更新文件信息状态为库。
1.4.4.2 档案借阅
1、 借阅申请
在使用大厅安装自助文件信息查询机时，借阅人可以查询所需的借阅文件信息，并通过查询机打印借阅收据。收据上打印所需的借阅文件信息(名称和代码)。同时，收据上还印有业务处理的序列号，即查询机还具有业务处理自动编号的功能。
2、 借阅登记
借阅人出示相关文件和借阅收据，并使用大厅操作员登记所需借阅的文件确定借阅人信息后，提交借阅申请记录;对于必须经领导批准的档案，档案领导可以通过软件在线批准，借阅审计记录有效。
3、 档案查找
档案流通管理子系统安装在每层仓储办公室工作人员的计算机上。一旦有了新的借阅申请，系统将自动在计算机屏幕上显示记录。显示的信息包括：档案名称、档案编号、存储位置等，工作人员根据申请记录查找档案。
搜索完成后，工作人员必须通过读卡器扫描电子标签，完成档案出库登记，并在系统中记录档案出库时间和档案编号。
4、 档案借出
保管办公室的工作人员将档案移交给使用大厅的工作人员。在将档案移交给用户之前，必须扫描和登记系统中的电子标签，并记录借款时间和档案编号。
1.4.4.3 档案归还
1.用户完成档案查阅后归还档案，工作人员扫描档案电子标签，登记归还时间和档案编号，完成归还登记。如果用户超过指定的查阅时间，系统会自动提醒他们;
2.保管处工作人员在将档案放回指定存放地点前，应扫描并登记电子标签，登记入库时间。登记完成后，档案变成入库状态。
1.4.4.4 档案仓库诱导、查询应用
安装在档案仓库的每个区域LED查询机安装在中央位置。实现仓库取出和存储档案，引导仓库管理员。
每个区域的LED在显示屏上显示要取出和存储的具体位置信息。
通过查询机可以查询仓库中文件的具体存储位置。同时，存储文件完成后，可以通过查询机确认存储文件。
1.4.4.5 档案调档
档案调档：通过读写器获取档案信息、身份证收集器完成调档人身份信息收集、指纹仪，取代现有签名确认动作。办理档案调档业务时，工作人员可以根据(档号、全宗号、目录号、案件名称等)的信息查询档案。)或通过身份证收集器查询档案信息。档案调档业务登记完成后，系统自动将待出库档案信息发送到仓库各区域LED显示屏上。仓库管理员通过LED取出文件。
查找档案时，只需在相应的计算机或读写器中设置所需条件，用读写器扫描初步确定的档案存储区域，RFID存储在文件中的信息不断通过无线信号传输到读写器。计算机或读写器将收到的信息自动与设定的条件进行比较。比较成功后，工作人员可以立即确认所需文件的位置，快速准确地提取所需文件。
1.4.4.6 档案盘点
采用RFID技术库存档案数据，使原来繁重繁琐的档案库存工作成为一项简单快捷的工作。档案管理系统发出库存指令，仓库管理终端将库存指令发送到移动终端。根据移动终端上的提示，仓库管理员阅读文件格和存储文件的标签信息，完成文件格的库存操作，并依次完成所有文件的库存操作
1.4.4.7 档案防盗
所有的收藏文件都在阅读器的阅读范围内。当文件被取出时，出库口RFID阅读器捕获文件信息并检查出库指令信息。如果文件未经文件管理信息系统发出出库指令而异常离开仓库，监控模块将激活报警模块发出异常报警，防止文件被破坏和盗窃。
用于仓库人员进出管理和贵重品仓库访问管理。进入读卡器和退出读卡器分别安装在仓库内外，实现双向刷卡鉴定和人员信息登记。机密仓库可采用多卡模式或多卡模式N+提供更高级别的访问控制的访问模式。两对安装在档案库门上RFID固定读写设备，两对红外对射设备。为了档案库的美观，设备采用嵌入式门框装。
1.5 项目建设特点
1.5.1 先进的RFID技术
该系统采用目前最先进的系统RFID构建技术。RFID它是物联网行业的核心技术，是未来的发展方向和趋势，具有、批量识别、渗透性强、数据容量大、使用寿命长、安全性高等优点。
1.5.2 组件软件系统
软件系统架构采用模块化组件结构，提高了系统的可扩展性和可剪切性。它可以提供高弹性的业务扩展需求和简化的业务需求。提高软件系统的应用范围，满足客户的不同应用需求。
1.5.3 系统级联部署
系统使用独立的目录服务器，根据服务器的数据组合独立的档案系统，形成国家档案系统。实现整个系统中数据和档案的集成查询。
1.5.4 高安全档案管理
该系统提供高安全性的档案管理。高级门禁系统(多卡开门模式，N+1卡模式等)，视频监控联动，环境监控，红外区域防护技术先进RFID该技术实现了对档案存储和访问的多重保护，以确保档案存储和进出的安全。对于更高的安全档案，可以设置机密仓库，以实现更高的访问安全控制。
1.5.5 定位检索准确
在先进的RFID在技术的基础上，结合先进的软件系统算法和硬件部署，可以支持各种文件检索，实现快速准确的定位。实现高效的文件检索和访问，提高文件的管理和工作效率。
1.5.6 高效存取档案
基于准确的档案定位RFID技术优势(高识别速度、渗透性识别等)，可实现批量文件的访问。进出档案库时，实现堆放扫描，大大提高档案的访问效率。
1.5.7 管理档案生命周期
许多档案都有一定的保存期(如代理业务档案)。该系统支持对档案生命周期的管理，记录档案的保存起止时间，及时提醒到期档案，释放档案存储空间。
1.5.8 降低员工成本
档案管理系统建设后，经济上节省了档案局的劳动力成本，实现了工作效率和信息准确性，加强了档案保密机制，延长了档案保存寿命，告别了繁琐低效的档案工作流程和冗长的整理时间。档案存储顺序混乱，档案验证和访问时间长，档案安全保障能力弱，档案库存效率低。
1.5.9 提高档案保存安全水平
传统的档案管理不能有效地保证档案的安全。该系统被用来防止文件被恶意盗用。RFID实体档案管理系统可以跟踪档案，未经系统授权交接，无法将档案带出档案，强制带出档案系统会自动报警。
1.5.10 提高档案盘点效率
由于档案数量众多，库存所有档案将是一个非常大的项目，库存后无法提供相关的分类数据。RFID实体档案管理系统，一个中大型档案库，可以在30分钟内实现所有档案库存，相关数据可以根据不同类别显示图形和列表，方便领导查看和分析相关数据。