1.1 项目背景
随着计算机和网络的广泛应用，大量电子文件的产生和管理是各单位迫切需要解决的问题，知识资源管理是未来企事业单位信息管理的重要组成部分，是单位信息管理的基础，是未来的发展趋势和方向。档案是单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理的最基本部分。
因此，要实现单位知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，以档案管理为核心和基础，逐步扩大和扩大管理范围，最终实现知识资源的管理。
档案管理是未来知识资源管理的必要条件，包括人才储备、信息分类和组织、管理体系和方法、检索和使用手段以及信息收集模式。
1.2 项目需求分析
1、根据各行各业的管理需要，建立独立应用的公共档案管理信息平台，支持实体和虚拟档案信息管理，实现实体档案信息管理和电子信息档案管理。
2、电子档案涉及的档案来源包括：电子物理档案（照片、扫描件、图像等多媒体数据文件）、档案电子信息（布局数据文件）、结构化数据库（从应用程序中卸载并可重用的数据库文件）等。
3.具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息书）必须具有档案的属性：直接形成清晰、确定、完整的固化信息；是直接形成的历史记录 而且必须具有文件的原始记录性和历史再现性。
4.将作为档案管理的电子信息必须在归档过程中处理后才能称为电子档案。否则，它只能称为文件。这个过程主要是将每个电子信息封装成一个基本的文件单元，每个卷都有一个标准的元数据（电子封面）。
5.电子档案的管理不仅是管理档案的电子信息，更是实现实体档案的信息管理，以及电子信息与实体档案的相关管理。
1.3 RFID技术应用优势
由于RFID采用无线射频识别原理，可在各种恶劣的工作环境中工作，穿透某些障碍物识别，穿透性好；它还可以识别运动中的文件和批量识别；RFID标签也可以反复擦写数据信息，可以重复使用。RFID快速将信息上传到企业信息系统进行综合管理，可避免人工操作中可能出现的错误。
采用RFID该技术可以查询文件和文件的固定信息和移动信息，也可以通过平台管理有档案信息。
620)this.style.width=620;" border=0 alt=RFID电子档案(档案)信息管理建设方案 src="http://www.niaovm.com/uploads/allimg/230215/1100493144-1.jpg">
1.4.3 档案管理信息化平台规划
档案管理信息平台的目标是实现纸质档案和电子信息的信息管理。
纸质档案的信息管理是：以电子图像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理。
电子信息的档案管理是将应用系统的电子信息凭证化，形成电子文件，将电子信息从应用系统中独立，形成与应用无关、不可靠、可直接阅读的文档。
构建电子档案管理的公共支持环境，为各类档案提供统一的收集、管理、查询、加载和展示平台，主要实现以下功能：
1.4.3.1 统一电子档案入口。
可以支持图像技术、条形码技术、布局电子数据文件技术，实现不同介质、不同类别的文件标准化包装处理，进入统一的入口文件，形成电子文件的最小粒度件，以统一的格式存储，确保电子文件的不可靠性和可追溯性。
1.4.3.2 统一管理收集的电子数据件。
根据档案管理的有关规定，对电子数据进行统一、标准化的档案管理。主要包括登记、归档、整理、移交、接收、储存、搬迁、识别、销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖整个生命周期的各个环节的管理。并可实现记录和查询流程各环节的流动痕迹。
1.4.3.3 系统应提供档案流程管理。
使用产品化的流程管理工具来实现流程的可维护性。当用户可以定制工作流程链接和路径以满足流程变化时，操作人员可以通过平台添加或修改流程，并根据业务需要为每个链接设置不同的业务角色。同时，满足不同业务档案管理流程的不同需求。
1.4.3.4 支持新业务加载。
提前建立统一的电子档案管理平台，加载标准化的档案管理业务（如公文档案），使所有操作人员能够在同一平台上管理不同类别的档案。该平台应支持新类别文件的业务加载，使业务人员只能使用平台提供的工具来添加和修改其他业务电子文件（如人事文件、财务文件等）。
1.4.3.5 实现电子档案的可靠性和安全管理。
一方面，应用支持环境可以通过数字证书、电子印章等先进技术确保电子文件的不可靠性及其凭证价值。另一方面，应有安全机制，确保电子文件包装、传输、分拣、归档、存储和使用过程中的信息安全。实现电子文件安全级别的划分和标志，并根据不同的级别和权限进行访问控制。
1.4.3.6 管理灵活方便。
可采用系统CA以及数据加密技术，实现用户对数据访问的身份控制。权限制度可以适应税务系统中不同组织的设置和管理模式。可实现权限分级管理、共享使用、分组共享、分别配置和临时分配。
1.5 管理规划电子档案系统
1.5.1 总体功能设计规划
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1.5.3 功能描述
1.5.3.1 文件管理
文件管理中的文件归档是指文件部门或业务部门在文件材料处理后，对保存价值的文件进行整理和备案，并定期移交给本单位档案机构或档案人员进行集中管理的过程。
管理模块包括：文件记录、文件分类排序、文件识别、辅助组卷、密度期设置、解密、设置目录、生成归档号、文件归档、相关设置、字典排序、适应机构变更等功能。
1.5.3.2 档案管理
该模块涵盖了档案管理人员工作中各个环节的业务处理流程，包括记录、组卷、调整、检索、转移、接收和制作目录。
档案着录： 对于历史档案数据，档案管理员可以进行传统的分类方法（先输入文件信息，然后输入文件信息）或简化分类方法（单级文件），以及原文的添加和连接。
案卷调整 ：在归档过程中，档案管理员需要纠正错误的归档结果，包括：分卷、合卷、拆卷、插卷、补空卷、卷内顺序调整、案卷顺序调整、案卷号调整等。
Excel输出 ：能够输出用户选择的数据Excel用户可以必要地调整这些数据和格式。注：该功能也应用于文件管理功能模块
1.5.3.3 移交接收
下级档案部门或者其他单位应当将需要移交的档案、相关材料实体、原文、检索目录移交上级档案部门。档案部门经验正确后，应当向移交单位出具移交文件。
(1)移交
下级档案部门或者其他单位应当将需要移交的档案、相关资料实体、原文、检索目录移交上级档案部门记录。
流程：
1、移交单位或部门填写档案交接文件，将移交档案的档案目录和文件目录数据导出至上级档案部门；
2.收到上级档案部门签署的交接文件后，将交接情况汇总至档案移出登记簿，并将实体已移交档案索引的保存状态赋予移交交标识。
(2)接收
上级档案部门接收其他单位移交的档案、相关材料实体、电子文件和检索目录。
流程：
上级档案部门通过导入、网上传输等方式输入拟接收档案的档案目录和文件目录数据；
上级档案部门清点无误后，审核签署交接文件。交接文件归入移交档案全卷，并退还移交部门一份。相关接收情况汇总至档案收入登记簿。
1.5.3.4 档案保管
1.5.3.4.1 库房管理
提供仓库面积、相关设备、排架等信息的记录和维护，进行信息查询和统计处理。
1.5.3.4.2 存储位置管理
存储位置信息可以分批设置档案，存储位置索引可以建立。并可打印《全宗存储索引》和《仓库存储位置索引》。
流程：
通过检索处理，选择相关文件，填写相应的存储位置信息，替换本批文件的相关存储位置信息。
1.5.3.4.3 档案保管管理
定期检查仓库内的档案，将检查结果记录在档案检查登记簿中；修复档案时，填写修复登记簿，方便日后工作统计；登记时可自动更新档案条目的保管状态信息。
1.5.3.4.4 档案仓库温湿度管理
每日登记表数据输入或转换、统计分析。通过数据表记录信息，提供记录、检索、统计和打印功能。用户手动填写相应的记录项目。对于某些记录项目，需要继承上一个记录的值。
1.5.3.4.5 出入库管理
出入库管理，可手动输入档案信息，记录档案出入库信息。
出入库管理，在接收档案实体、消毒上架或移交档案出库后，按各仓库出入库动作登记《档案出入库登记簿》。
1.5.3.5 档案利用
1.5.3.5.1 利用登记
借阅实物档案时，需要手动登记档案的使用表。如果检索到的条目下没有原文，文件的载体是纸，可以在页面上登记申请信息，然后借阅到档案室。借阅时，档案管理员可以直接转移用户使用的申请信息；使用方法和目的的选项应自由定义。注册后，如果是实物档案，系统会提示用户到档案室借阅档案。对于无权查看的档案，需要申请使用。获批后，如果是实物档案(无原文)，可以在档案馆借阅。如果是电子档案，可以直接查询使用。
1.5.3.5.2 利用管理
管理档案的借阅利用，可以进行催还、归还、续借等操作，可以检索使用的历史信息。
利用流程：
1. 通过检索或手动输入填写相应的档案信息，然后输入用户信息，填写使用方法、目的和归还日期。信息填写后，可以登记，打印登记表、借阅表、催还单、监督表等；
2. 用户使用后，可将档案实体单份或批量交还给管理员；
3. 使用管理员输入归还档案信息，登记利用效果；
4. 如果借款人需要续借，管理员可以检索借款人的所有借款文件，选择要续借的文件，并可以直接转入使用登记。如果注册成功，相应的文件信息将自动归还并借阅。
1.5.3.5.3 催还流程
1. 系统自动检索需要催还的人员名单；
2. 选择要催还的人；
3. 印催还单给所选人员。
1.5.3.5.4 利用统计
它可以分为不同的使用方式，如查阅电子、查阅实体、贷款、复制、传真等。统计人数、卷次、件数、张数等。，并可以统计某个时间点未归还贷款的档案实体。
可根据用户、使用时间、使用方式、借阅操作员等进行查询。检索相关文件信息，浏览原文时自动使用登记（无需归还）。
某个文档的访问次数可以统计。 通过申请查阅档案的次数可以统计。
1.5.3.5.5 文件利用过程
1. 这个过程是针对那些用户没有权限的，用户不用经过这个过程就可以使用这个过程。
2. 用户可以根据实际工作情况定制此流程。
1.5.3.6 鉴定销毁
系统自动检索到期档案，待销毁的档案在保管期鉴定、销毁鉴定后形成销毁清单。识别销毁时，应记录相关信息；销毁的档案自动给出实体已销毁标志，并纳入档案销毁库。
需要拆分合并案卷，修改案卷号和目录号信息，形成鉴定整理登记簿，并根据相关数据进行工作统计。
1.5.3.7 档案统计
统计报表创建、维护、导入、导入相关档案数据。
档案局规定的相关报表(基本情况统计年报)可以提前定制；打印输出；可以将报表输出到Excel在文件中；够导入下级行上报的数据；能够将系统中的报表导出为文件；能够将报表导入系统。
1.5.3.8 档案编研
开展重大事件、组织演变、基本数字汇编、重要文件汇编、人员任免汇编的编制和研究工作。通过检索找到相关文件，打开相应的原文，复制、粘贴原文等编辑操作。
1.5.3.9 查阅
总部或档案馆和各分支机构可以相互查阅数据，共享和利用信息资源。提供各种先进的检索手段，如简单的查询、组合查询和分类检索，通过网络快速查阅信息，通过浏览器直接浏览原文，并打印和下载原文。
当文件只有物理文件，没有电子文本时，用户可以直接使用申请登记，登记信息可以直接发送到档案部门，用户可以直接转移申请登记信息。
1.5.3.10 系统维护
1.5.3.10.1 信息门类管理
根据档案的特点，将系统的各种目录数据分为各种逻辑类别。下层逻辑类别包含多个具体的物理表。用户可以通过系统在这些物理表之间设置相关关系，如文件文件和文件之间的关系。用户可以定制每个物理表的名称和描述，用户可以定制每个字段的名称和类型，指定的字段是否可以是空的、唯一的、值继承的，并可以添加、删除和修改字段。
处理步骤：
1. 系统初步设置了类别的定义。初始化将生成固定字段和可选字段，必须有固定字段，用户只能修改字段描述，不能修改字段名称；可选字段用户可以添加、修改等操作；
2. 用户可以根据需要修改字段。对于固定字段，用户只能修改字段描述，不能修改字段名称。用户可以添加和修改可选字段。
1.5.3.10.2 用户管理
用户管理的内容是管理用户对象和用户权限。
具体控制权分为数据权限(查询、修改、对应原始权限)和业务功能操作权限设置。
1.5.3.10.3 定义档号格式
用户通过系统定义各类档号格式。
系统提供的缺陷是由国家档案归档标准中定义的归档号组成的结构，用户可以在此基础上定义。
1.5.3.10.4 其它系统设置 系统提供以下设置功能
设置归档范围；
设置保管期规则。
1.5.3.10.5 数据导入 系统提供以下功能：
数据导入：可导入包括ACCESS、DBF、SQLSERVER、ORACLE常见数据库格式的数据；用户可以定制字段之间的对应关系，系统根据用户设置的对应关系导入数据；新字段可以在现有字段的基础上临时生成，将新字段的数据导入相应的目标字段；保存用户设置的导入环境（包括字段之间的对应关系、定义的新字段、导入条件等）。用户可以导入环境，避免重复设置导入环境；自动转换和切断字段类型和长度系统；设置导入数据的范围；
1.5.3.10.6 日志管理
登录日志管理：记录用户名、登录时间、注销时间等信息。
原始日志管理：记录用户每次添加、修改、删除原始数据时所做的时间、用户名等相关信息。
系统维护日志管理：记录用户创建新类别、添加、删除字段等信息。
除上述日志功能外，还通过少量开发定制操作的日志记录，提供灵活的定制日志功能。
1.5.3.10.7 权限管理
多级权限管理可以授权总部档案或档案超级管理用户到下级档案单位或部门的二级超级用户，使其有权管理自己单位的人员。
用户管理：分为用户组和用户，可指定用户组或用户权限，用户可继承组权限，并可单独授权超越组权限。
根据操作功能和档案类别的组合赋权，可以赋予用户每个档案类别不同操作功能的权限。
1.5.3.11 系统扩展功能
用户可以选择以下扩展功能来满足档案管理的需要。
1.5.3.11.1 分批扫描子系统
对于纸质文件的批量扫描、数字加工软件，提供扫描、优化、批量挂接等功能。
1.5.3.11.2 RFID识别
第三方可以集成在扫描子系统中RFID软件扫描原文RFID识别并将识别后的文本信息存储在数据库或文本文件中，以便于使用和全文检索；也可以RFID功能集成到客户端，方便用户在浏览地浏览图像原文RFID识别。
1.5.3.11.3 全文检索
第三方全文检索引擎可以集成RFID专业全文检索识别后的公共档案。
1.5.3.11.4 光盘发布
该系统提供了一个光盘发布工具，可以作为数据条目和原始文本的备份手段，并可以独立运行，为文档中心平台的文件使用提供了一种手段。存储在文件中心管理系统中的目录数据和原始数据需要方便的离线浏览、快速的数据迁移、安全的光盘备份等功能，包括四个功能模块：光盘发布、光盘上载、光盘浏览、光盘合并。
1.5.3.11.5 接口模块
(1)统一身份认证接口。可扩展的接口可以直接读取部门内统一授权系统留下的身份认证LDAP身份认证服务器。
(2)OA数据归档接口。OA其他业务系统的接口可根据用户系统的实际情况自动开发接口模块OA在其他系统中，需要归档的目录数据和原始数据，并保留原始文件格式和流程生成的附件。
（2）业务系统数据接口。企事业单位现有业务系统中产生的文件数据可以通过二次开发接口直接导入档案系统，其他管理操作可以通过档案管理软件进行。
1.6 项目建设优势
电子文档管理系统是一种平台化的文档管理软件，完全符合上述系统基本设计原则的要求。具有以下优点：
1.6.1 数据集中运行模式的优势
(1)充分实现总部对分支机构工作的监督监控。
(2)方便集中管理、维护和备份档案管理系统的数据。
(3)避免数据分散在下属单位，无法快速全面检索和利用档案数据。
(4)方便集中在服务器端修改和维护应用逻辑层，完成系统改进，无需客户端任何变化。
(5)减少对软件和硬件的投资。
(6)减少对网络带宽的依赖
1.6.2 技术电子文档管理平台
(1)文档类型可自由定制
(2)文档管理层次可自由定制
(3)文档输入的信息(数据库结构)可自由定制
(4)用户的输入和检索界面可以自由定制
(5)录入方式可自由定制
(6)文档分类表可自由定制
(7)文档统计报表可自由定制
(8)用户可以自由定制文档的操作和使用权限
(9)内置大量函数，为用户提供强大的定制手段
(10)任何企业和行业的电子文档管理系统都可以通过上述定制功能平台建立。
1.6.3 可扩展性应用系统功能
多层架构的设计、合理的平台选择和超定制的功能设计可以在不修改系统本身的情况下提供良好的功能扩展。当需求发生变化时，首选是通过简单的定制或系统配置来满足要求；第二种选择是部署一些新开发的模块来满足要求；第三种是修改系统本身。
第三方软件，如全文检索和RFID识别软件，使用方便。
(1)可与OA系统接口形成文档一体化管理：OA与其他业务系统接口的系统接口。
(2)多文件浏览:支持管理和浏览200多种图形图像文件格式
1.6.4 高度标准化
符合国家《CAD文件归档规范和文件管理软件功能要求
1.6.5 系统安全性高
该系统支持通过其他数字证书对外传输文件数据进行解密，从而有效保证内部数字证书和文件数据的安全。
多级安全管理机制可以针对某个人或文件 、文件安全使用技术，可防止网上非法使用文件。