一、系统背景
单位的大门代表了单位的形象，不仅代表了单位的外观形象和实力，也代表了单位的管理水平。科学、标准化、人性化的访客管理是一个需要解决的问题。
手工登记方式难以区分访客文件的真实性，登记信息容易出错，登记速度慢，登记信息不准确、全面，抵押文件管理成本高，保存纸质文件不利于信息管理和查询，管理存在一定的安全风险，因此当前访客管理方法面临巨大的管理瓶颈，这种管理方法不能满足现代信息管理的需要。
二、系统概述
北洋访客管理系统结合计算机技术、网络通信技术、自动控制技术和射频识别技术（RFID）整合高科技安全管理产品，为学校、政府、企事业单位实现门禁、访客、安全管理提供了有效的解决方案。
智能访客管理系统采用专用设备扫描输入各种证件，自动阅读/识别/验证/登记、拍照、向访客发放出入证等功能，能有效记录访客的证件信息、人员照片图像信息和来访信息，灵活查询和管理来访历史资料，告别纸条登记时代，大大提高前台和门卫的工作效率，提高管理水平。
实现了智能访客管理系统 门登记、门注销、肖像对应、个人物品登记、分级管理、历史记录查询、报告汇总等功能，可有效记录、存储、查询访客相关信息，全面解决传统访客管理方法的诸多缺点，提高安全管理工作的质量和效率，加强单位安全，电子化/数字化/信息化/人防与技防相结合，提升了单位信息化办公形象和综合实力。
三、系统拓扑结构
采用北洋访客管理系统TCP/IP先进的三层系统架构模式，能同时满足局域网和广域网的需要。
四、系统工作流程
访客机设置在单位门卫室。当访客到达时，如果他们已经提前通过电话或在线预约，他们将向工作人员解释预约信息，并出示身份证或其他文件；如果没有预约，登记接待人、会议目的等信息，并出示身份证或其他文件。使用二代证书识别仪或文件扫描仪扫描文件，阅读相关个人信息，打印访客单。访客凭访客单进出，系统详细保存访客信息备查。
五、系统功能
1)快速身份登记
第二代身份证刷卡登记只需一秒钟，所有姓名、身份证号码和照片都输入系统。一代身份证、驾照、护照等常用证件只需10秒即可完成OCR识别姓名、证件号、照片登记等相关信息。
2）远程预约
支持电话预约和远程网络预约，访问者可以登录单位网站，访问系统进行远程预约。
3)被访者查询
访客登记时，选择被访人后，系统联动考勤系统，根据被访人的出入记录查询被访人是否未来或外出。
4)自动拨号
访问者登记时，系统可以通过软件直接拨打访问者的登记电话，询问访问者是否方便接待访问者。
5）被访通知
访客登记后，系统立即将访客证件照片、现场照片和登记的详细信息发送到被访者的计算机，被访者可根据情况确认是否接待访客。
6)访客信息记录
访客需要收集个人信息，自动选择再访问信息；访客需要收集访客信息并记录第一次访问时，系统会自动显示访客信息。
7)登记访问原因
检查受访者的状态(是否在岗)、携带物品、车辆和访问原因。
8)发放访客证件
访客来访时，可以打印访客单，发放临时访客卡。当访客离开时，他们可以在访客登记处返回访客卡或通过特定渠道自动返回访客卡。
9）门禁联动
访客系统与北洋门禁系统联动，可设置访客访问区，礼貌限制访客活动区。
10)实施照片显示/抓拍
通过访问区域的访客是，管理人员可以实时看到访客的照片和访问原因，防止冒用他人证件。
11）VIP管理
经常来访的人可以加入VIP并发放名单VIP免除身份验证过程。
12）查询统计
可查询系统中注册的所有访客信息，查询统计的所有访问记录。快速生成报告。
六、系统优势
可使用多种证件进行身份登记，方便客人来访登记；
加强对来访者的科学管理，有效预防来访者造成的安全事故
防伪识别一代身份证和二代身份证，加强安全防范；
扫描存档各种证件，方便以后核对；
立即拍照并归档人员进行身份验证；
有黑白名单，方便员工安全管理特定人员；
实现计算机自动化预约，方便快捷；
电话自动拨号通知接待人，节省时间，安全准确；
使用强屏通知接待人，确认接待响应，省去电话确认环节；
游客可在多个大门登记，方便客人进出；
系统采取CS/BS结构适用于各种规模的企业，灵活强大；
与北洋门禁综合管理系统形成强大的企业级安全平台；
国内领先的系统设备，技术优势突出。