随着企业事业单位的发展，各种信息档案数据的数量日益增加，档案类型日益多样化，纸质信息存储迅速扩大；传统的档案管理方法和技术手段也越来越明显，导致我国档案行业的信息管理无法满足实际需要。
图1 档案管理现状
· 手工管理档案，工作流程繁琐低效，整理时间长。
· 档案存储顺序很容易被打乱。由于手动操作的随机性和一些不可避免的错误，档案存储顺序不可避免地被打乱，导致档案存储无序，难以找到。
· 档案验证和查阅需要很长时间。随着档案的规模和类型越来越大，所有的档案都需要筛选出来才能找到和验证和清理一个档案。
· 档案信息化程度低。传统管理无法实现档案管理的信息化；很难及时准确地统计档案的使用情况。
· 档案库存效率低。由于档案数量众多，很难想象所有档案的工作量，这将是一个非常大的项目。
鉴于档案管理的现状，档案管理的技术升级改造迫在眉睫。
基于超高频RFID智能档案管理系统的技术将彻底改变这种情况。采用先进的超高频RFID超高频自动识别技术和计算机软件技术RFID作为信息存储媒介，电子标签粘贴在档案袋上RFID存储在芯片中的文件的基本信息和收到归还记录，使用超高频RFID读写器配合后台数据库管理系统，可实现借阅、归还、查找、盘点工作流程的信息管理。
如下图所示：
图2 超高频RFID智能档案管理系统网络图
智能档案管理系统RFID以设备为核心，特别是超高频RFID智能档案架是最关键的。
图3 超高频RFID智能档案架
作为智能档案架RFID智能档案管理系统的核心设备实现对档案架上档案的实时监控，具有分层、分层、分段的读取和定位功能，便于档案的实时监控和库存。智能文件架内置超高频RFID读写器用于识别对架上文件的标签。
铨顺宏M64通道读写器配备天线分支器，可实现单台设备控制32路天线的实时工作，最大限度地实现每个单级档案的实时管理。
图4 超高频RFID档案核心设备部署图
文件柜采用分体式设计，超高频RFID天线固定在文件柜内，仅通过射频线和超高频RFID读写器连接，插入式连接，即连接安全可靠，安装方便快捷，从文件架上拆卸或安装文件柜非常方便。
系统核心功能：
· 集成超高频RFID读写器：实现架上档案的实时盘点扫描，实现架上所有档案的在线监控定位。
· 门禁红外安全检测装置：当档案管理人员进入密集框架提取档案数据时，系统可以自动检测管理人员的进出，以保护档案管理人员的安全。
· 档案数据无序存储有序管理系统，采用超高频RFID技术访问，检索文件，可以自动查询文件的位置，打开相应的架子，文件数据输入完成后，自动生成标签信息，在货架过程中，可以同时放置多个数据，通过货架超高频RFID扫描读写器可以将数据的新存储位置传输到服务器数据库，无需手动操作即可更改存储位置。