在RFID随着网络技术水平的不断提高和信息服务的快速发展，档案管理的信息化迫切需要基于射频识别技术的更新、更完善的自动化管理系统解决方案(以下简称RFID) 的"电子标签"便便应运而生。RFID非接触式自动识别技术已成为21世纪全球自动识别技术发展的主要方向，其应用将给档案现代化管理带来革命性的变化。X-RFID实体档案管理解决方案为您提供全面支持。
电子标签作为信息载体，以RFID中间部分为桥梁，实现了RFID系统与档案管理系统的有机整合简化了档案管理流程，提高了档案管理效率，为档案查询人员提供了更加人性化、便捷的借还档案服务。
在系统架构上，我们提出了完整的建议RFID系统层次包括设备层、中间件层和管理应用层。其中，设备层是RFID本层完成了档案电子标签的读写操作；中间件层是RFID将系统与其他管理系统联系起来，RFID电子标签数据分析和条件判断和监控，屏蔽应用层软件接口、数据等差异；管理应用层，完成一系列业务处理所需的服务。
RFID数据收集和监控作为信息载体，实现档案业务处理的自动化。X-RFID档案管理系统可以管理档案中各种档案和对象的位置、分布、流通和流向，提高档案的分类、定位和数据收集，大大提高档案的效率，使档案人员有更多的时间帮助借款人。
档案馆使用X-RFID系统的优点
1.简化流程，提高效率
目前，档案馆的借还过程一般采用人工操作，操作过程繁琐，借还效率低。X-RFID该技术可以实现动态、快速、大数据、智能的文件借还流程，提高信息存储的安全性、信息读写的可靠性和借还书的快速性。
2.系统改进提高了安全性
利用X-RFID 该技术改进了现有的管理系统，将防盗系统与档案流通管理系统联系起来，记录了每箱档案的历史记录，以匹配借书的历史记录。能有效提高防盗系统的准确性，确保档案的安全。
3.增加防盗监控功能
由于X-RFID档案信息包含在电子标签中，X-RFID档案管理系统具有防盗监控功能，可替代档案馆多年来使用的电机防盗监控系统(Electro-Mechanical，简称EM)
4.减少工作量，提高工作满意度
档案工作人员由于多年的重复劳动，工作本身非常繁重，如依靠人工档案库存工作量大，很容易对工作产生一定的负面想法。X-RFID技术改造可以从档案馆日常繁重的重复劳动中解放员工，提高借阅者对档案馆工作的满意度。
5.电子标签数据保持性强，码寿命长
由于采用物理上不可擦写的方法， 与使用高压电箱存储数据相比， 采用EEPROM 技术的RFID 数据最多保存10年，X-RFID 数据保持能力可达100年以上。采用非接触式读取方法，具有防水、防磁、耐高温的特点，X-RFID 电子标签的使用寿命比条形码长得多。