一、概述
随着社会科学技术的不断发展，国家机关和单位“间谍”为加强机要档案管理，防止机要档案泄露，维护国家信息的完整性和安全，事件时有发生。北京泰格瑞德科技有限公司研发RFID该系统采用先进的涉密档案定位监控系统RFID自动识别技术和计算机技术RFID电子标签作为信息存储媒介粘贴在文件袋上，配合后台数据库管理系统，实现文件的全过程跟踪和管理，采用智能文件柜、批量借还终端、移动点藏终端、全方位防盗通道等设备。系统严格规范和要求统一编码、入境登记、借阅、归还、搜索、库存、实时监控等过程，提高档案查阅、借出、归还速度，提高货架准确性，提高档案管理信息管理水平。
档案管理可以在几个方面使用RFID技术：
(一)实体档案统计:通过RFID读写设备将案卷的全宗号、目录号、题名、文件份数、存放地点等信息输入标签。在标签安装在装标签，并通过网络将信息传输到服务器上，由专门的管理软件处理后形成数据库。工作完成后，工作人员可以在统计档案收藏时使用智能档案架自动收藏库存系统，不再需要检查每个档案。
（2）实体档案管理：通过在档案仓库门口安装智能安全检测门，实时收集标签信息。如果实体文件未经授权出库，系统将立即与安全系统报警，以确保文件的安全。如果授权文件出库，软件将自动记录出库信息并进行统计。
（3）与数字档案项目相对应：一方面，档案的数字信息可以写在标签中，这样只有扫描标签才能在数字档案过程中进行良好的扫描，而不会错过扫描。另一方面，标签信息可以通过接口程序与档案管理软件连接。在使用文件时，系统将通过文件管理软件直接将文件信息发送到终端，仓库人员可以通过终端直接找到文件仓库中的文件，实现快速准确的文件调整。如果配合智能文件架，这些信息可以实现文件架自动打开文件架，文件调整人员可以根据智能文件架指示灯打开0秒内完成整个过程。其次，在借阅过程中，可以通过阅读标签信息的门禁系统，保证档案不会被带出借阅室，保证档案使用的安全。
二、系统特性
1.档案盒和档案袋可以管理
文件箱、文件袋两种管理模式，确实计算出每箱(袋)中的文件数量，任何缺失都会显示在系统中。
二、文件柜授权开柜
带门禁控制器的档案柜，可脱机判断/在线判断权限，支持开门超时报警，异常开门报警，支持文件柜开门视频联动。
3.文件实时定位监控
实现档案盒级定位/监控，每个档案盒都有固定的级别和位置，任何档案盒放错都会提示。
4、档案防盗
档案袋的唯一身份识别、档案管理各环节数据采集的载体、存储档案的基本信息、收集和归还状态等用于安全控制档案进出，达到防盗监控的目的。
5.档案快速上架整理，快速搜索
该系统提供了丰富的货架、库存和搜索功能，进一步节省了整理档案的时间和人力。
6.有馆员工作站，可自助借还
结合读者和管理人员的借阅卡和工作卡，还可以实现各种档案管理操作，包括还等各种档案管理操作。
7.智能实时盘库档案管理
RFID智能实时盘库档案管理系统是基于用户的需求RFID（射频）技术开发的最新产品也是中国最先进的档案管理系统。与条形码库档案管理系统相比，具有库存档案管理规范、柜状态实时监控、实时库存精度高的优点。基于高可靠性的硬件系统PLC人机界面采用10.2彩色液晶显示触摸屏。并采用局域网进行全系统联网。显示内容丰富，操作简单。柜内档案盘点准确率达到100%。自动选层文件柜可控制在运行环境中。
RFID 智能实时仓库档案管理系统，其档案柜采用宝钢生产的优质冷轧钢板，精密制作数控钣金加工设备。传动机构的链轮采用国家知名产品生产的优质链轮，具有传动噪音低、延伸率低的优点；为了保证箱内文件箱位置的正确性，我们还在箱内设置了防倒书立，并设置定制调整区域；激光指示识别装置，确保用户在最短时间内准确获取所需文件；系统采用光幕安全保护装置，有效保证人身和设备的安全；并配备紧急制动按钮。设备设置了两种应急访问方案：系统故障时，使用应急手动按钮完成文件访问；切断总电源后，应急手动完成文件访问。
RFID智能实时盘库档案管理系统人机界面采用10.2英寸彩色液晶触摸显示器，柜内固定高频RFID读写器实时扫描文件的射频标签，以完成文件的输入、输出和库存。数据更新只需2-3秒。
实施流程
初始化:粘贴好RFID将电子标签的文件安装在文件柜中。每层文件数据位置信息自动输入数据库需要2-3秒。根据上述流程，所有层的文件安装完成，文件位置信息自动输入数据库并初始化。
借阅和归还：上位机发出借阅或归还指令，文件柜运行到访问窗口，相应的激光指示灯亮起，用户取出或存储文件，数据立即更新。
仓库档案门禁管理系统：未授权档案出库门报警，自动摄像数据采集。
主要功能可以实现
1)上位机实时自动盘点柜档案
2)本地机实时自动盘点柜档案
3)多台上位机网络管理档案
4)数据库射频标签管理档案
5)打印档案管理报表
6)显示运行状态
7)运行日志记录
8)光幕安全保护
9)手动/自动分层
10)应急手摇功能
11)缓停缓起功能
12)、自动门
13、档案定位到本
14)仓库档案门禁管理
三、系统结构
采用先进的智能档案管理系统RFID自动识别技术和计算机软件技术RFID电子标签作为信息存储媒介粘贴在档案袋上RFID存储文件的基本信息和收集归还记录在芯片中，使用非接触式智能图书馆员工作站、智能书架等RFID与后台数据库管理系统合作的读写设备，可实现借阅、归还、查找、盘点工作流程的信息管理。同时，系统通过远程安装智能安全门，在档案室出入口处安装智能安全门RFID可实现自动防盗和档案出入库确认功能。
3.1 RFID数据管理系统
该系统由中心数据库和终端管理器组成，是数据访问中心和信息输入输出终端。集成包括终端管理器RFID图书馆员工作站、智能文件架、发卡机等设备是中央数据库获取信息和输出信息的重要端口。图书馆员工作站负责将数据库中的信息写入标签或将标签中的信息导入数据库；智能文件架是管理员收集和通信现场信息的硬件。管理员将收集到的数据导入中央数据库，为文件管理信息系统的使用提供数据支持。发卡机的功能是完成发放设置馆员权限卡的功能。
3.2.档案管理信息系统
该系统由存储管理子系统、查询管理子系统、销毁管理子系统和安全管理子系统组成。存储管理子系统由存储自动识别模块和档案自动识别模块组成，包括监控模块和报警模块。该系统的具体功能如下：
（1）存储管理子系统：子系统硬件主要由智能文件密集架实现，子系统可实现自动识别模块存储的文件袋号和存储自动识别模块存储的存储号自动匹配，更好地实现文件存储位置的定位。此外，存储自动识别模块还具有存储分配和存储信息管理的功能，可以实现档案存储的可视化和动态管理。
(2)查询管理子系统:需要查阅档案时，子系统提供档案编目查询、密级查询等。，并发出出库指令，通过计算机总线将查询信号传输到档案架，使档案架上的指示灯亮起，管理人员按照指示灯进行出库操作。
（3）销毁管理子系统：档案入库前，在销毁管理子系统中设置置每个文件的存储期。到达存储期时，销毁管理子系统会自动提醒管理人员进一步处理无效文件的相关信息。管理人员还可以通过子系统查看即将到期或已到期的文件信息。
(4)安全管理子系统:该子系统负责档案防盗和现场监档案管理安全机制。当文件袋在异常情况下离开存储位置（指未经查询子系统发出的存储指令）时，安装在文件密集架上的读写器将捕获此信息，并将文件信息无线传输回管理系统。监控模块将立即将异常信息发送到报警模块，报警模块在接收到信息后向计算机控制中心发出报警。此外，当有非法带离档案的档案时，也可以通过智能安全检测门提示报警信息。
（5）仓库温湿度管理系统：仓库温湿度管理系统也由温湿度传感器控制。当仓库温湿度接近设定的温湿度时，系统会自动报警，提醒管理人员除湿、除湿、冷却。标准配置温湿度管理系统， 统一接口设计包括温湿度传感器模块、红外对射传感器模块、声音传感器模块、霍尔传感器模块、红外反射传感器模块、光敏传感器模块、烟雾传感器模块DIY套件。采用温湿度传感器DHT11芯片；数字输出，免调试，免外围电路，功耗低，可靠性高；14位精度；I2C 接口
(1)温度:(0°C)~ (50 °C);±0.5°C @25°C
(2)湿度：0 to 90% RH;±3.5%RH;
(3)功耗：30uW
温度传感器模块支持热敏电阻\支持光敏电阻传感实验NTC实时显示温度特征曲线，实时显示曲线动态截图； 支持温度控制电位器调节功能。
综上所述，RFID通过系统接口实现数据管理系统与档案管理信息系统之间的对接RFID数据管理系统实现档案数据的收集、存储和读写电子标签；档案管理信息系统实现档案信息的应用和管理。同时，可以为系统用户设置不同的权限，实现用户的安全管理。
四、实施效益
● 智能档案管理，避免手动操作失误；
● 详细的文件架分布地址数据模型图，使文件搜索方便；
● 档案定位管理，有效避免档案丢失，减少损失；
● 实际管理，有效避免档案错位；
● 操作简单，管理科学，管理效率有效提高。